Microsoft Office paketi, dünyanın en çok kullanılan iki programından oluşur, bazı açılardan çok benzer: Access ve Excel .
Excel, ilk olarak, daha yüzeysel, kullanımı daha kolay ve daha derhal, otomatik olarak hesaplanabilecek sayı veya değerlerle doldurulacak bir elektronik tabloyla.
Erişim, temelleri anladıktan sonra, çok daha rahat ve daha kullanıcı dostu hale gelen değerleri hücrelere eklemek için özelleştirilebilir bir grafik arabirimi olan bir maske oluşturma imkanı sunuyor olsa bile, başlangıçta daha karmaşıktır.
Her ikisi de veri yönetimi için çalışma ve çalışma programlarıdır ve biri ikisinden hangisinin daha iyi ve hangi ihtiyaçlar için diğerini tercih etmenin daha iyi olduğunu sorabilir.
Kısacası Excel, paylaşılması kolay grafikler biçiminde sunulacak matematiksel hesaplamalar ve istatistiksel karşılaştırmalar yapmak için bir veri analiz aracıdır .
Access ise, bir veri yönetimi programı, aynı anda birkaç kullanıcı tarafından kullanılabilen, değerleri filtrelemek, bunları yapılandırılmış bir şekilde görüntülemek ve belirli işlemleri ve olayları otomatikleştirmek için kullanılabilen gerçek bir veritabanı yöneticisidir.
Excel sayısal verilerin analizinde mükemmeldir.
Excel'i kullanmak için öğrenme eğrisi oldukça kısadır ve pivot tablolar gibi bazı temel işlevleri kullanmayı öğrenerek hemen birçok işlemi gerçekleştirebilirsiniz.
Son sürümler daha sonra sadece tamamlanması için önceden paketlenmiş modellerle doludur.
Kullanılacak iki veya üç e-tablo olduğunda Excel mükemmel bir araçtır, bunun yerine veritabanı boyutu artarsa daha rahatsız olur.
Binlerce Excel e-tablosunu korumak, on binlerce giriş olmasa bile çok daha zor hale gelir ve verilerin gelişimi ile formülleri, grafikleri ve makroları güncellemede hata riski vardır.
Excel hakkında gördüğümüz diğer makalelerde:
- Excel e-tabloları nasıl kullanılır?
- Word ve Excel ile çalışırken yapabileceğiniz 4 işlem
- Finansal ve ticari işlemler için ücretsiz indirmek için en iyi Excel şablonları .
Sayısal veri ve dizilere odaklanan Excel ile karşılaştırıldığında, Access program içinde birkaç kez geri çağrılabilen bilgiler için gerçek bir dijital arşiv çözümüdür .
Access için öğrenme eğrisi daha uzundur, onu kullanmaya başlamak için en azından temel bilgileri incelemeniz ve terminolojisini anlamanız gerekir.
Access ve Excel arasındaki belki de en büyük fark veri saklama yöntemidir.
Erişim herhangi bir zamanda değiştirilebilir ve formüller ve tablolar üzerinde herhangi bir etkisi olmadan ek bilgiler ekleyebilir, verileri değiştirebilir, kaldırabilir veya filtreleyebilirsiniz.
Bununla birlikte, Excel'de büyük bir veri kümesi kullanırken, küçük bir değişikliğin tüm tabloyu bozma olasılığı vardır.
Access, bağımsız tablo düzeyindeki alanlar için arama listelerini ve doğrulama kurallarını kullanarak Excel'den bir adım daha ileri gider.
Tablolar arasındaki referans bütünlüğü, yani bağlantıları, her bilginin anlamını sağlayan Access tarafından sürekli olarak korunur.
Access'te devasa veritabanlarının kümelenmeleri nispeten basittir, bu da pivot tablolar olmadan tek tek bilgileri hemen filtrelemenize olanak tanır.
Başlangıçtaki karmaşıklığı nedeniyle Excel'den daha az kullanılan Access'te, geçmişte nasıl çalıştığını ve ne için kullanıldığını anlamak için Microsft Access'e dayanan bir ön kılavuz yazmıştım.
Bu nedenle daha iyi veya daha kötü bir program yoktur, her ikisi de ihtiyaçlara ve yapılması ve sürdürülmesi gereken işe göre dönüşümlü olarak kullanılacak mükemmel araçlardır.
Excel, her yere kolayca ekleyebileceğiniz çok esnek biçimlendirme ve ek açıklamalarla özel çıktılar oluşturmayı kolaylaştırır.
Ancak, verilerin ve ilişkilerin zaman içinde korunması gerekiyorsa, e-tablolar gerçekten sınırlayıcı hale gelebilir ve Access devreye girer.
Access veritabanındaki verilerin Excel'e aktarıldığı veya Excel'e kopyalandığı karma bir çözüm kesinlikle en iyisidir.
Programlar birbiriyle bütünleşir ve Access verilerini Excel'e almak ve tersine, zaten var olan Excel tablolarını kullanarak Access'i doldurmak mümkündür (bkz. Microsoft kılavuzu).
Excel bir veritabanı olmasa da, veri depolamak için hala yaygın olarak kullanılmaktadır.
Ancak Excel, farklı tabloların verilerinin birbirine bağlandığı ve belirli olaylara göre otomatik olarak değiştiği Access gibi ilişkisel bir veritabanı değil, tek dosyaların bir veritabanıdır.
Basit tabloların birden çok ilgili veri tablosuna dönüşmesi gerektiğinde, Access ilk tercihtir.
Veriler Access'e girdikten sonra birden çok tablo ekleyebilir ve bunları birleştirebilir, sorgular veya görünümler oluşturabilir, veri yapısını ve türlerini tanımlayabilirsiniz.
İlk etki göz korkutucu gibi görünse de, Access'in zengin özellikli bir ürün olduğuna şüphe yok.
